Главная/Блог/Чек-лист по организации новогоднего корпоратива

Чек-лист по организации новогоднего корпоратива

10 ключевых этапов подготовки корпоратива
"Я вам песенку спою про 5 минут" – так начинается знаменитая песня из к/ф "Карнавальная ночь". И до главных корпоративов года осталось меньше 2 месяцев. Пора приступать к их организации. А чтобы не повторить процесс подготовки к празднику в борьбу интересов, как у героев знаменитой советской картины, сохранить нервные клетки и праздничный настрой, мы подготовили чек-лист по организации новогоднего корпоратива.

Каждый год во многих компаниях ответственным за организацию корпоратива становится HR-отдел, реже за это отвечают другие департаменты. Часто компании прибегают к помощи event-агентств, что, с одной стороны, упрощает процесс, а с другой – увеличивает статью расхода. Поэтому многие сотрудники занимаются подготовкой новогоднего корпоратива самостоятельно, но системного подхода в решении этой задачи у них обычно нет. Ниже делимся секретами.

этапы подготовки
1. Сделать глубокий вдох и медленный выдох
Настраиваемся на позитивную волну и предстоящие недели до корпоратива. Благодаря нашему чек-листу вы сохраните свои нервные клетки, как мы обещали выше, но в ответственные моменты всё равно может подступить капелька пота к виску. Да и бюрократические моменты никто, к сожалению, отменить не сможет: согласовать все договоры и счета с подрядчиками, выслушать от бухгалтерии "нам надо успеть закрыть всё до конца года!". Да, вот здесь действительно нужно стать вторым Буддой.

2. Согласовать бюджет с руководством
Сумма бюджет поможет сориентироваться в дальнейших решениях. Важно отталкиваться от количества человек, приглашенных на мероприятие. Часто в коллективах распространена практика, когда сотрудников приглашают вместе с женами и их детьми или вторыми половинками. От этого будет зависеть площадь пространства, количество еды, подарков. Стоит понять, позволяет ли выделенный бюджет дополнительные развлечения и декор. Соответствуют ли желания реальным возможностям?

3. Определить пожелания, цели, формат и программу мероприятия
Нужно учесть сферу деятельности вашей компании, состав коллектива по гендерному признаку, возрасту и увлечениям. Можно провести опрос среди коллег, чтобы узнать их предпочтения. Догадываемся, что корпоратив в стиле "Барби" для айти-компании может просто быть не понят большей частью коллектива, состоящего из мужчин - программистов 35-40+ лет.
4. Выбираем дату и время
Нужно знать, что существуют "топ" даты декабря. Каждый год они сдвигаются, но чаще выпадают на четверги и пятницы второй половины месяца. Поэтому учитывайте, что они еще и самые дорогие у различных подрядчиков! Остальные даты обычно стоят дешевле. Время мероприятия может быть любым, но удобнее начинать во второй половине дня - ближе к вечеру, ведь большинство гостей поедут после работы.

5. Выбираем площадку и планируем пространство для корпоратива
Уже ноябрь, а это значит, что с выбором места проведения корпоратива лучше поторопиться. При выборе площадки нужно учесть зоны: место для танцев, отдыха, перекура, питания, гримерка для подрядчиков (при наличии). Подумайте, вам и коллегам будет удобно добираться после рабочего дня до корпоратива общественным транспортом, на личных авто или вы планируете организовать трансфер из офиса? Есть ли в таком случае парковка на территории площадки? Оснащена ли площадка световым и музыкальным оборудованием? Будет дополнительный декор и фотозона с символикой компании? Вписываетесь ли в тайминг аренды с учетом монтажа, самого мероприятия и демонтажа? Об этих и других моментах при выборе пространства для корпоратива мы рассказывали в одной из наших статей.

6. "А десерт хотя бы ещё будет?"
Чтобы не возникло такого вопроса в разгар веселья, советуем подойти к вопросу питания основательно, чтобы никто не остался голодным. Учтите количество человек, пожелания, наличие аллергии у гостей, время всего мероприятия и не забудьте покормить подрядчиков. Чем длительнее программа, старше гости и просторнее площадка, тем предпочтительнее сделать выбор в пользу банкета. В таком случае не забудьте продумать рассадку: не стоит сажать бухгалтерию с креативным отделом, а топ-менеджмент лучше посадить отдельно. В последние годы тенденция меняется, и многие останавливаются на формате фуршета. А чтобы не ломать голову с выбором кейтеринга, мы собрали компании в одном месте с примерами их меню. Если остались сомнения, то не скромничайте и уточните, возможно ли провести дегустацию

7. "А можно что-нибудь попить?"
Выбор алкогольных напитков и его расчет и заказ на целый коллектив - задача не из легких, особенно если вы, как и редакция нашего блога, выбираете ЗОЖ. Есть несколько вариантов решения этого вопроса:

  • Самостоятельно кропотливо высчитывать необходимое количество бутылок и изучать алкогольные бренды. Многие площадки и кейтеринги взимают пробковый сбор за алкоголь, купленный заказчиком.
  • Заказать через кейтеринг, ведь они точно знают сколько алкоголя нужно, основываясь на подготовленное меню. Обслуживание в таком случае происходит в рамках питания вместе с алкоголем.
  • Обратиться в выездной бар. Это актуально, если хочется не только классических "шампанское, вино, водка и виски", но и стандартные и нестандартные коктейли с организацией под ключ. Почему вам стоит обратить внимание на такой формат рассказал наш барный подрядчик Bootlegger&Co.

8. Разрабатываем программу и концепцию
Здорово, если среди коллег, ответственных за организацию, будут креативные фантазеры, которые в состоянии придумать сценарий праздника. Официальное поздравление от директора, благодарности и общие фото лучше обозначить в первой половине, все ещё не устали и держат лицо. Во второй половине вечера большинству коллег захочется душевности и танцев. Не забудьте заказать фотографа и видеографа, корпоратив не должен сохраниться только в воспоминаниях гостей. А может добавить интерактив? Ведь генеральный директор так любит фокусы, а девушки из клиентского отдела создавать духи своими руками. Помните, что залог успеха события - классный ведущий. Кто, если не он, сможет задать настроение, обыграть сбив тайминга, очаровать коллег - хохотушек и брутально заинтриговать системного администратора участием в конкурсе.

Но если среди коллег не оказалось прирожденных сценаристов, то ведущие из нашей подборки и мероприятие проведут, и разработают его концепцию с учётом пожеланий и особенностей коллектива.

9. Оповещение коллег о предстоящем мероприятии
Место, время, программа, меню - всё готово! Вот-вот вы оповестите своих коллег: корпоративным письмом на почту, в общий чат и чаты отделов в мессенджерах, повесите объявление в офисе. Главное это сделать заранее. Важно указать информацию о формате и дресс-коде, дате и времени проведения, месте и трансфере, наличии парковки. Даже если вы исчерпывающе преподнесете информацию, будьте готовы к наплыву уточняющих вопросов.

А после мероприятия не забудьте отправить фото и видео отчёт.

10. Что стоит учесть дополнительно
  • Будут ли подарки для коллег, награждения по результатам работы за год? Предусмотрите время на их разработку и покупку.
  • Можно ли проводить запуск салюта на территории пространства, устраивать фаер-шоу? Не везде разрешены такие форматы, поэтому это обговаривается заранее с представителями площадки.
  • Потребуется дополнительный клининг? Если вы хотите организовать конфетти или разбрасывание купюр, то потребуется заранее позаботиться об этом и оплатить дополнительный персонал.
  • Хотите заказать торт? Или будет достаточно десертов, представленных в меню? Можно совместить и заказать порционный торт, оформленный для каждого гостя в отдельный десерт.
  • Ваш коллектив любит кальяны? Важно уточнить у площадки, возможно ли их курение в помещении.
  • Дежурная скорая помощь. Да - да, все мы аккуратные и адекватные люди в повседневной жизни, но новогодний корпоратив бывает раз в году. Можно выдохнуть и уйти в непредсказуемый пляс. Желаем всем крепкого здоровья и чистого разума, но форс-мажоры бывают, поэтому этот пункт стоит тоже иметь в виду.

Это основные заметки, которые помогут вам организовать новогодний корпоратив. Здорово, если за них будет отвечать не один сотрудник, а несколько. Почти по каждому пункту будут свои подзадачи, поэтому чем больше людей привлечете к организации, тем будет проще. Вовлекайте самых активные и идейных, тогда подготовка и реализация пройдет морально и физически легче для всех.

Желаем вам отличного праздника, счастливых коллег и премию от генерального за "корпоратив - бомба!".