Блог команды Soulfulloft

Универсальный чек-лист организатора свадьбы


Организовать свадьбу — это как успокаивать плачущего ребенка, учить сербский, варить борщ, бежать марафон, решать систему уравнений и уплывать от тигровых акул — одновременно. Но не отменять же из-за этого одно из самых важных событий!

Мы составили чек-лист, который поможет организовать идеальную свадьбу и избавит вас от лишнего стресса. Этот список будет полезен и виновникам торжества, и начинающим организаторам. Здесь много пунктов: вы сами можете выбрать те, что кажутся вам наиболее важными, — или дополнить наш чек-лист.

Предварительное планирование

1. Определиться с бюджетом
Мы рекомендуем добавить к этой сумме 20%. Тут как с ремонтом. Точно в сумму никогда не попадёшь, но лучше перестраховаться и иметь запас.


2. Определить тип церемонии — выездная или нет
Интересный формат — выездная церемония в помещении. Создать в лофте или ресторане уютную и камерную атмосферу легко с помощью правильного освещения и визуального оформления зоны церемонии.


3. Выбрать дату свадьбы и площадку
Иногда эти пункты связаны, так как некоторые площадки заняты в выходные дни на месяцы вперёд. Если вы планируете выездную церемонию, арендуйте место заранее, а ещё продумайте навигацию — например, указатели.


4. Выбрать тематику свадьбы и дресс-код, если он предполагается

5. Обсудить место свадебного путешествия и забронировать отель для первой брачной ночи
Собраться в путешествие лучше заранее до свадьбы.


6. Отрепетировать свадебные танцы, выбрать подходящую музыку

7. Составить список гостей и отправить приглашения

8. Познакомить родителей молодых, если они пока не успели :)

9. Подать заявление, оплатить пошлину.

Предварительное планирование не всегда привязано ко времени: у кого-то оно начинается за полгода, у кого-то за год или, наоборот, за несколько месяцев. Но в среднем сроки близки к 6 месяцам.

Необходимые специалисты

1. Фотограф

2. Видеооператор

3. Ведущий
Лучше не называйте ведущего тамадой. Они обижаются.


4. Регистратор на случай выездной регистрации

5. Визажист, стилист, парикмахер

6. Декоратор

7. Флорист

8. Свадебный координатор
Это очень важный человек в вашей команде. Он поможет успокоиться и спать по 8 часов в сутки (что особенно важно накануне торжества) и сделает всю основную работу за вас.


9. Кейтеринговая служба, если празднование в лофте, или банкетный менеджер, если в ресторане

10. Диджей
Рекомендуем выбирать того, кого рекомендует ведущий. У них слаженная команда, эффектные отбивки и вовремя включенные трогательные мелодии.


11. Музыканты
Заранее обсудите необходимый райдер по оборудованию и репертуар.


12. Артисты и шоумены, если планируется развлекательная часть

13. Специалисты-пиротехники для салюта
Всегда лучше сотрудничать с проверенными подрядчиками в любых сферах, но здесь это особенно важно. Ориентируйтесь на отзывы и рекомендации, а также прослушайте правила техники безопасности.


14. Аренда транспорта.

Это список наиболее популярных потенциальных подрядчиков. Не забудьте об узких специалистах, которые могут потребоваться именно вам. Например, если ваша свадьба мечты подразумевает 500 гостей, мероприятие превращается в массовое. Важно пригласить врача, который окажет первую помощь, если что-то пойдёт не так. Если ваш партнёр, а с ним и половина гостей, говорит на другом языке, вам пригодится синхронный переводчик.

Предсвадебная организация

1. Составить детальный план и тайминг свадьбы
Свадьба может длиться несколько дней — важно продумать каждый.


2. Зонировать пространство
Фотозона, детская зона, парковка для колясок, навесы от дождя и солнца.


3. Провести девичник и мальчишник
Забронировать площадки и составить программы для этих мероприятий тоже нужно заранее.


4. Позаботиться о нарядах подружек невесты, если они одинаковые или схожие

5. Организовать предсвадебную фотосессию

6. Подготовить полиграфию:
— Приглашение на свадьбу
— Благодарственные карточки (отправляются гостям после свадьбы)
— Меню банкета/фуршета
— Программа мероприятия
— Призы для конкурсов (например, подарочные сертификаты)


7. Подготовить одежду и аксессуары для жениха:
— Костюм
— Рубашка
— Туфли
— Галстук/бабочка
— Нижнее бельё
— Носки


8. Подготовить одежду и аксессуары для невесты:
— Платье
— Фата
— Туфли
— Бельё и чулки/колготки
— Подвязка
— Букет невесты (и букет-дублёр, если нужен)
— Серьги, колье, украшение в причёску
— Сумочка и перчатки, если необходимо
— Праздничная верхняя одежда, если свадьба в холодное время года


9. Составить план косметических процедур для жениха и невесты

10. Арендовать и/или украсить автомобиль

11. Арендовать ресторан или кейтеринговую службу для банкета
Позаботьтесь о еде, напитках, салфетках, а также декорировании стола и зала, украшенных бокалах для молодых. Например, скатерти могут не предоставляться рестораном или кейтерингом. Также важно пронумеровать столы.


12. Заказать свадебный торт
А ещё не забыть про фигурки, нож, лопатку и тележку.


13. Составить план рассадки гостей
Кстати, рассадка зависит не только от отношений между гостями, но и от планировки пространства. Поэтому иногда менеджер площадки может дать полезный совет для более удачной рассадки. Не забудьте про банкетки — карточки, обозначающие места гостей.


14. Продумать декор церемонии
Украшают свадебную арку и ковровую дорожку к ней, столик для регистрации, стулья; оформляют композиции из растений и цветов.


15. Внести предоплату за часть услуг. Оплатить услуги остальных подрядчиков после торжества.

Есть неочевидные хлопоты, о которых лучше подумать сразу. Например, брачный договор, если он нужен, обсуждается и составляется заранее. Или смена фамилии жениха или невесты влечёт смену всех важных документов. 22% молодожёнов считают, что без выкупа и кражи невесты в сером подъезде можно обойтись. Но если вам хочется соблюдать традиции (или бабушки и дедушки настаивают), продумайте правила игры заранее.

На самой церемонии понадобятся:

1. Обручальные кольца
Их забыть никак нельзя!


2. Подушечка для колец

3. Корзинки для лепестков, риса, конфетти с содержимым

4. Книга пожеланий, несколько ручек

5. Прочитанная клятва
Если вы решили торжественно прочесть клятвы, мы рекомендуем выучить текст заранее.
Обычно церемония длится недолго, но это насыщенный эмоциями, а значит и воспоминаниями, момент. Будет здорово зафиксировать происходящее, не обязательно только усилиями фотографа и видеографа.


После церемонии

1. Провести фотосессию
Здесь могут пригодиться аксессуары и обязателен подробный бриф для фотографа и видеографа.


2. Отправиться на банкет, позаботиться о логистике гостей

3. Не забыть про атрибуты:
— свечи для разжигания семейного очага
— сундук для денежных подарков
— рушник, каравай
— бонбоньерки — памятные подарки гостям


4. Торжественно завершить праздник: например, фейерверк, салют, воздушные шары, летящие фонарики
Важно соблюдать правила безопасности на площадке, даже если церемония проходит на открытом воздухе. Наверное, у каждого свадебного организатора есть история, как на выездной церемонии где-то что-то загорелось.


5. Хранение вещей, логистика и демонтаж
Подумать о том, кто и когда будет демонтировать площадку и забирать ваши вещи из ресторана или лофта. Можно ли их оставить на следующий день или нужно сразу забрать всё с собой после торжества (менее удобный вариант).


Не ограничивайте свою фантазию стандартными праздничными атрибутами. Свадебные тренды в 2019-2020 — отход от строгой стилистики, концептуальные свадьбы, неформальный стиль — открывают простор для экспериментов и смелых решений!
Для гостей лофтов